ظهر في السنوات الأخير مصطلح العمل عن بعد، وأصبح اتجاهاً جديداً للعديد من الشركات. سواء كان العمل عن بعد بشكل كامل أو لأوقات محددة. ولكن هناك بعض الفرق التي تحتاج إلى إدارة عن بعد بكفاءة وفاعلية وتوفير أدوات تساعدهم على تحقيق الإنتاجية المطلوبة منهم، من تلك الفرق هي فرق العمل التقنية والتي منها فرق البرمجة، وفرق تحليل البيانات على سبيل المثال. حيث تحتاج أي فرق تقنية إلى توفر قنوات اتصال فيما بين أفراد الفريق لتدفق العمل فيما بينهم بسهولة ومرونة، وتوفير أدوات رقمية تساهم في تنفيذ مهام العمل المختلفة بحسب ما يتطلبه العمل. 

ومن خلال هذا المقال، سنتعرف على كيف يمكن أن تدير فريقاً تقنياً عن بُعد بكفاءة؟

ما هي التحديات التي تواجهها الشركات في إدارة أي فرق تقنية عن بعد؟

تواجه الشركات بعض التحديات عند إدارة الفرق التقنية عن بعد، والتي من شأنها أن تؤثر على إنتاجية العمل. ومن تلك التحديات ما يلي:

• مواقيت العمل، خاصةً إذا كان بعض أفراد فريق العمل لا ينتمون لنفس البلد التي تتواجد بها الشركة.
• صعوبة التواصل، خاصةً في ظل الحاجة إلى عقد اجتماعات متكررة وجهاً لوجه، والتي من شأنها مناقشة بعض القرارات والاستراتيجيات الهامة.
• تعطيل سير العمل، نتيجة حدوث أي خلل فني في الأدوات التقنية المستخدمة، وهو ما قد يؤثر على سير العمل والإنتاجية.
• مراقبة الأداء، في بعض الأحيان لا تمتلك الشركات الأدوات اللازمة التي تمكنها من تتبع مهام سير العمل لأفراد فريق العمل. وذلك كي تتمكن من تقييم إنتاجية كل منهم.
• غياب الحافز والانتماء، ففي بعض الأحيان قد يؤدي العمل عن بعد لشعور بعض أفراد فريق العمل للعزلة. لذا يجب العمل على توفير بيئة عمل محفزة لهم بشكل مستمر.

كيف تدير فريقاً تقنياً عن بُعد بكفاءة؟

كي تتمكن من إدارة أي فرق تقنية عن بعد بكفاءة، يجب أن تعمل على التخطيط الجيد لذلك قبل التنفيذ، واستخدام الأدوات التقنية التي تتناسب مع تلك الإدارة. وذلك كي تساعد تلك الفرق على تحقيق الإنتاجية المطلوبة منهم، وهو ما يمكن تحقيقه من خلال التالي:

1. التواصل الفعال

التواصل الفعال هو أساس أي إدارة عن بعد، وذلك لأن غياب قنوات وطرق اتصال يمكن أن تتسبب في عدد من المشاكل وضعف الإنتاجية. لذا من الضروري الاعتماد على أدوات أو برامج تقنية تساهم في توفير قنوات اتصال فعالة، وذلك من أجل عقد الاجتماعات سواء كانت فردية أو جماعية، ومتابعة التقدم في العمل لكل فرد من فريق العمل، وتعزيز روح التعاون بين أفراد الفريق الواحد وبينهم وبين الشركة. والتأكد من عدم تواجد أي عوائق تواجههم أثناء تنفيذ مهام سير العمل المختلفة. وذلك حتى لا يتوقف العمل لأي سبب.

2. تحديد الأهداف بوضوح

غياب التوجيه المباشر وغياب الأهداف المطلوب تحقيقها سواء من الفريق ككل أو من كل فرد في فريق العمل، قد يؤدي إلى حدوث عدد من الأخطاء و تداخل في المهام المطلوب تنفيذها، أو تكرار لبعض المهام في بعض الأحسان. لذا عند وضع خطط للعمل والإدارة عن بعد، يجب تحديد الأهداف العامة المطلوب تحقيقها، ومن ثم تحديد المهام المطلوبة من كل فرد في فريق العمل. والعمل على التوجيه الدائم لهم من خلال متابعة الأداء، وذلك للحصول على النتائج المرجوة.

3. التأكد من توثيق العمليات والإجراءات المختلفة

توثيق العمليات والإجراءات يساهم في تحسين عمليات المراجعة للمهام المطلوبة، وتسهيل عمل أي فرد منضم حديثاً إلى الفريق، ويحسن من إنتاجية أفراد الفريق. وخاصةٌ في حالة إدارة فرق تقنية عن بعد. وذلك لما تحتويه مهام الفرق التقنية على بعض التعقيدات في تنفيذ بعض المهام المختلفة. وعدم توثيق الخطوات والتنفيذ، قد يؤثر بشكل سلبي على تنفيذ أي مهام مستقبلية.

4. الاعتماد على الأدوات التقنية المناسبة

إدارة فرق تقنية عن بعد، تتطلب توفير أدوات تقنية لإدارة الفريق، وأدوات أخرى لتعزيز إنتاجية أفراد فريق العمل. على سبيل المثال قد تحتاج الشركات لتحسين الإدارة عن بعد أدوات لإدارة المشاريع، وأدوات لمشاركة الملفات بشكل لحظي، وأدوات للتواصل الفوري والفعال، وأدوات لمتابعة وتقييم المهام المتعلقة بسير العمل، وغيرها من الأدوات المختلفة. مع توفير تدريبات لفرق العمل من أجل التعامل مع تلك الأدوات بشكل صحيح.

5. تعزيز ثقافة الفريق والانتماء

كما أشرنا من قبل، فإن من بعض سلبيات العمل عن بُعد شعور فريق العمل بالعزلة. وهو ما قد يؤثر بشكل سلبي على إنتاجية كل منهم، مما يؤثر في المقابل على تحقيق الأهداف المطلوبة. لذا من المهم العمل على تعزيز ثقافة الفريق والانتماء من خلال تنظيم بعض الأنشطة الاجتماعية والرياضية، والعمل على توفير التقدير المادي والمعنوي بناءاً على المعايير التي تضعها الشركة عند تحقيق أي نجاح أو إنجاز في العمل.

6. تقييم الأداء بكفاءة

أهم خطوة يجب أن تعمل الشركات على تنفيذها في حالة العمل عن بعد، هي العمل على متابعة الأداء وتقييمه بشكل دوري لأي فرق تقنية تعمل بالشركة. والعمل على تقديم الملاحظات لكل فرد من فريق العمل من أجل تحسين الأداء والإنتاجية، بالإضافة إلى استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، والتي تعمل على قياس التقدم والتأكد من تحقيق الأهداف الموضوعة مسبقاً، بشكل أكثر فاعلية وكفاءة.

7. التوازن بين العمل والحياة الشخصية

إدارة عن بعد للفرق التقنية لا تعني فقط العمل على متابعة مهام سير العمل وتنفيذها، ولكن يجب التأكد من حفاظ فريق العمل على حياتهم الشخصية. وذلك حتى لا يؤثر ذلك بشكل سلبي على إنتاجية الفريق. وهو ما يمكن تحقيقه بسهولة من خلال تحديد أوقات محددة للعمل، والتأكد من الالتزام بها وعدم تداخلها مع أوقات الراحة.

8. توفير التدريب المستمر

عمل أي فرق تقنية يجب أن يضمن مواكبة أفراد فريق العمل للتطورات المستمرة، وخاصةً في حالة العمل عن بعد وذلك من أجل ضمان تحسين إنتاجية فريق العمل. وهو ما يمكن تحقيقه من خلال توفير دورات تدريبية بشكل مستمر،سواء كانت تلك الدورات من أجل تطوير المهارات اللازمة لبعض أفراد الفريق من أجل تحسين أداء العمل الخاص بهم، أو دورات تدريبية لمواكبة التطورات المستمرة والتي من شأنها التأثير بشكل ايجابي على الأهداف الخاصة بالعمل.

ختامًا:

إدارة فرق تقنية عن بعد، يعد واحد من التحديات الإدارية التي تواجهها الشركات في وقتنا الحالي. ولمواجهة تلك التحديات بشكل جيد يجب العمل على التخطيط الجيد للإدارة عن بعد، وتوفير الأدوات التقنية المناسبة. سواء كان ذلك من أجل توفير طرق تواصل فعالة، أو للقدرة على متابعة وتقييم الأداء بشكل فعلي، والتأكد من توفير مرونة في ساعات العمل، والحفاظ على التوازن بين العمل والأوقات الشخصية. هذا بالإضافة إلى تطوير فريق العمل بشكل مستمر لتحسين إنتاجية كل فرد منهم، وتحقيق الكفاءة المطلوبة في العمل.

وبالتأكيد قد تختلف إدارة كل شركة عن بعد لفريقها في بعض الإجراءات، ولكن هناك بعض الأساسيات التي يجب اتباعها وتطبيقها بشكل جيد من أجل تحقيق النجاح المطلوب، وتحسين الإنتاجية.